المتابعة والتقييم من العناصر الأساسية لأي منظومة إدارية، وقد ارتبطت عملية التقييم بالمتابعة لما توفره عملية المتابعة من بيانات ومعلومات هامة، فبدون المتابعة المستمرة لن يتمكن الإنسان من تقييم أي عمل، لذلك يقول برنارد شو: (الشخص الوحيد الذي أعرف أنه يتصرف بعقل هو الخياط، فهو يأخذ مقاساتي من جديد في كل مرة يراني، أما الباقون فإنهم يستخدمون مقاييسهم القديمة ويتوقعون مني أن أناسبها).
فالمتابعة عملية مهمة للتحقق من أن البرامج والأنشطة والمبادرات والفعاليات تسير وفق الأهداف الموضوعة لها، وفي إطار الميزانية المخصصة لها، ووفق الجدول الزمني المطلوب تنفيذها فيه، فهي عملية منظمة ومستمرة وشاملة وهامة، ليس فقط لجمع البيانات والمعلومات، بل وأيضًا لاتخاذ القرارات الصائبة، وللتنسيق بين مختلف الجهات العاملة في الميدان، ولمعرفة نقاط الضعف والقوة في فريق العمل ولزيادة الفعالية.
نهاية الأسبوع الماضي نشرت صحيفة سبق الإلكترونية خبرًا يتضمن توجيه خادم الحرمين الشريفين -يحفظه الله- تعميمًا لمختلف الوزارات والجهات الحكومية يتابع من خلاله الأمر رقم 1334 وتاريخ 1/9/1416هـ والقاضي بالتأكيد على الوزراء وكبار المسؤولين بزيارة مناطق المملكة، وافتتاح المشاريع وتفقدها وحضور المناسبات فيها وتغطية ذلك إعلاميًا، مطالبًا كل وزير ورئيس جهة مستقلة بالقيام بزيارات دورية لمناطق المملكة، وتفقد أعمال الجهات المرتبطة به في تلك المناطق، والاستماع لما لدى المواطنين والرفع للديوان الملكي بتقارير مفصلة عن الزيارات التي يقوم بها مع المرئيات، وقد جاء في التعميم: (لاحظنا عدم تقيُّد بعض المسؤولين بما قضى به الأمر المشار إليه والالتزام بذلك، ونظرًا لأهمية التقاء الوزراء وكبار المسؤولين في الدولة بالمواطنين والاستماع إلى ما لديهم لكونه من أهم الواجبات، نُخبركم بأن على الجميع اعتماد إنفاذ ما قضى به الأمر المشار إليه، والالتزام بذلك، وأن يقوم كل وزير أو رئيس جهة مستقلة بزيارات دورية بمناطق المملكة، وتفقُّد أعمال الجهات المرتبطة به في تلك المناطق، والاستماع لما لدى المواطنين، والرفع بتقارير مفصَّلة عن الزيارات التي يقوم بها مع المرئيات والحرص على ذلك في أكمل ما يلزم بموجبه).
بعض المسؤولين لا يعرف ما هي الجهات التابعة له، وبعضهم لا يعرف ما هي الأقسام والإدارات التي تقع تحت مسؤولياته، وقد يتفاجأ أحيانا بها أثناء العمل، وبعض المسؤولين لم يتفقد تلك الجهات طوال مسيرة عمله، ولذلك نجد مطالبات متعددة من المواطنين لقيام المسؤولين بمثل هذه الزيارات التفقدية، والتي نبَّه «ذلك التعميم» على أهميتها، لأن المتابعة هي أساس نجاح الأعمال، وتحقيق الأهداف، وإنهاء المشاريع.
صحيفة يومية تصدر عن مؤسسة المدينة للصحافة والنشر
