كشفت دراسة حديثة عن أن 81 % من منسوبي القطاعات الحكومية يجهلون آليات عمل نظام الوثائق الإلكترونية، و72 %لديهم خلفية تقنية عن التعامل مع أنظمة الأرشفة والمحفوظات، بالمقابل لا يزال هناك 19 %لا يثقون في واقع تغيير نظام العمل اليدوي إلى إلكتروني، لانخفاض الوعي التقني، وضعف مستوى التدريب في الجهة. وبينت النتائج أن هناك 75 %من الموظفين لديهم مظاهر تردد ومقاومة في التعامل مع الأنظمة التقنية الخاصة بالوثائق والمحفوظات، لاعتقادهم أنها تتطلب مهارات تقنية خاصة، بالرغم من أن 68 %من العينة التي شملتها الدراسة يتلقون التدريب بشكل دوري لتطوير مهاراتهم وقدراتهم، ورفع مستوى أدائهم للتعامل معها بشكل مناسب.
وصدرت الدراسة عن معهد البحوث والدراسات الاستشارية بجامعة الملك خالد بعنوان (وسائل المحافظة على سرية الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية) وأجريت على عينة من خمسة قطاعات حكومية كبرى، واهتمت بشكل رئيس بالبحث في الوسائل والأدوات والإجراءات اللازم توفيرها لضمان حماية الوثائق والمحفوظات بالأجهزة الحكومية من الأخطار الداخلية والخارجية.
وأوضح عميد المعهد الدكتور عبداللطيف الحديثي أن الدراسة تطرقت إلى الوثائق والمحفوظات الحكومية، مفهومها، وأنواعها، وأهميتها، كما ألقت الضوء على الأمن المعلوماتي للوثائق والمحفوظات، ونظم المعلومات الإدارية، ثم بحثت الوثائق الحكومية الإلكترونية من عدة زوايا، واستعرضت اللوائح والتشريعات المنظمة لسرية الوثائق والمحفوظات بالمملكة، وسبل وإجراءات الحفاظ على سرية الوثائق والمحفوظات الحكومية، وانتهت إلى مجموعة من النتائج والتوصيات.
من التوصيات
- بذل المزيد من الجهود لتحسين وتطوير الأداء بمراكز الوثائق والمحفوظات
- زيادة تفعيل القرارات الصادرة فيما يتعلق بالأساليب الفنية لحماية الوثائق والمحفوظات
- رفع مستوى تدريب الموظفين في الأجهزة الحكومية
- استخدام الأنظمة الآلية في إدارة الوثائق والمحفوظات
- استخدام أنظمة الإنذار المبكر والحماية للتجهيزات الأساسية والبرامج الإلكترونية
- التركيز على الأرشيف الوطني السعودي
- رفع مستوى سلامة المحتوى حيال استخدام تقنيات الترميز والتشفير