أنشئت الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف في 25 / 09 / 1408 هـ. وصدر القرار الوزاري رقم 127/ق/م وتاريخ 19 / 11 / 1414 هـ بإعادة تفعيل دورها، وتطوير أدائها وفق اختصاصاتها، بهدف تأهيل المسائل المشتركة في إطار موحد يضمن عدم وقوع أيّ تضارب في مناهج العمل الرئيسة بين مؤسسة وأخرى، وبما يساهم في بناء التواصل بين تنظيمات أرباب الطوائف ويحقق تقديم أجود وأفضل الخدمات لحجاج بيت الله الحرام وزوّار مسجد رسوله صلى الله عليه وسلم.
تعريف بالهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف
9 كيانات
الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف هي هيئة سعودية مستقلة تحت إشراف وزارة الحج والعمرة وترتبط مباشرة بالوزير مقرها مكة المكرمة. تضم في عضويتها تسعة كيانات وتشترك كلها في شرف خدمة الحاج وهى:
- مكتب الوكلاء الموحد.
- المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج تركيا ومسلمي أوروبا وأمريكا وأستراليا.
- المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج إيران.
- مكتب الزمازمة الموحد.
- المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول جنوب آسيا.
- المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول الأفريقية غير العربية.
- المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول جنوب شرق آسيا.
- المؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة.
- المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول العربية.
تأسيس وأهداف
تأسست الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف بهدف تمثيل المصالح المشتركة لهذه المؤسسات التسع والعمل على تطويرها ودعمها والتنسيق فيما بينها بتوحيد القواعد والإجراءات للقيام بالمهام والأهداف التي أنشئت لأجلها وتوفير أقصى الرعاية والخدمات لضيوف الرحمن.
أصالة وعراقة المهنة
إن عمل الهيئة يقوم على الالتزام بقيم وأخلاقيات راسخة تستهدف المحافظة على أصالة وعراقة المهن وهي العمل ابتغاء مرضاة الله عز وجل بكل الأمانة والصدق في التعامل وجعل رعاية الحجاج محور الاهتمام والعمل بروح الفريق والتكامل بالتنسيق والحرص على الإبداع في تطوير الخدمات المقدمة.
مركز البيانات بالهيئة
يسعى مركز بيانات الهيئة التنسيقية إلى إنجاز التحول نحو تقديم خدمات ذكية، مستدامة، وآمنة يميزها ثراء المحتوى وسرعة الاستجابة لتوقعات العملاء. كما يسعى إلى تطوير الخدمات وتحقيق التميز لها بما يحقق لها الانتقال من مرحلة الاعتماد إلى مرحلة الاعتماد على موارده الذاتية
الخدمات التي يقدمها المركز
يقدم مركز البيانات بهيئة أرباب الطوائف حقيبة متكاملة من الخدمات الخاصة بالتعامل مع البيانات والتطبيقات في بيئة آمنة مع ضمان استمرار توفرها وإمكانية تطوير الأعمال.
الاستضافة المدارة و المشاركة في الموقع
إذ تتيح للمشتركين في الخدمة استضافة خدماتهم وتطبيقاتهم وإبقاء تجهيزات اتصالهم محمية ومتوفرة في بيئة تتسم بالموثوقية العالية مع إمكانية التوسع حسب طلب العميل.
النسخ الاحتياطي واسترداد البيانات
توفر خدمات أعمال تسمح للعميل بنسخ وحماية وتأمين البيانات المهمة. هذه الخدمة توفر حماية احتياطية للملفات والتطبيقات وقواعد البيانات ونظم التشغيل وخدمات تتسم بالمرونة والتوسع والاعتمادية والأمن.
تجاوز أثار الكوارث
بحيث يمكّن العملاء من توفير تطبيقاتهم في أكثر من موقع يقوم بنفس الأعمال في حالة حدوث أي أعطال فنية في موقع ما فتحل المواقع الأخرى محلها وبذلك يحافظ عملاؤنا على استمرارية أعمالهم دون توقف. تقوم شركة الاتصالات بتوفير مواقع بديلة ورديفة لضمان تجاوز الكوارث محليًا وعالميًا
خدمة استضافة البريد الإلكتروني
منح حلول بريد إلكتروني مع استضافة وإدارة بالكامل تناسب احتياجات الأعمال، الذي يعمل بنظام Microsoft Exchange. مع إمكانية رفع مستوى المراسلات والتعاون عبر الإنترنت على صعيد المنشأة بكل سهولة وأمان مع حلول مصممة لتناسب الاحتياجات دون أن تأخذ الكثير من الاستثمار أو الجهد.
مهام الهيئة:
الإسهام في تطوير مهن أرباب الطوائف وترسيخ الأسس التي تحكم ممارسة المهنة وإصدار وتوثيق المعلومات الأساسية عن المنتمين للمهنة.
المحافظة على مبدأ الخدمة الجماعية بين مؤسسات أرباب الطوائف فيما بينها وكذلك مع الشركات والمؤسسات والجهات الأخرى ذات الصلة بأعمالها من خلال التعاون والتنسيق بينها ومد جسور التعاون.
توثيق وأرشفة وتبادل المعلومات الخاصة بنشاط الحج والحجاج ومنسوبي أرباب الطوائف وإصدار النشرات الإعلامية والتوعوية.
الإسهام في تطوير الأنظمة واللوائح المنظمة لأنشطة وأعمال مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف.
تقديم التوصيات بشأن تنمية الموارد المالية للمؤسسات والعمل على هيكلة اقتصاديات الخدمة التي تقدمها المؤسسات.
الإسهام في صياغة الإستراتيجية العامة لعمل المؤسسات في ظل ما تقضي به الأنظمة والتعليمات الصادرة في هذا الشأن.
تطوير الفكر التنظيمي لنشاط الحج وتقديم برامج التوعية المستمرة للعاملين في الحج.
وضع الخطط الإعلامية بما يخدم المؤسسات.
السعي لأن تكون الهيئة إحدى مؤسسات المجتمع المدني المؤثرة على المجتمع في مجال اختصاصات وأعمال مؤسسات أرباب الطوائف.
العمل علي إيجاد ميثاق مهني.
العمل بروح الفريق
إن رؤية الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف ورسالتها تضمنت بأن (المطوفين والأدلاء والوكلاء والزمازمة) يعملون سوياً وبروح الفريق الواحد نحو تنسيق فاعل بين مؤسسات أرباب الطوائف فيما بينها وبين الجهات الحكومية والخاصة التي تهتم بشؤون خدمة ضيوف الرحمن حجاج بيت الله الحرام، بما يمكنها وبشكل متكامل من تقديم أقصى الرعاية لهم وابتغاء مرضاة الله عز وجل والعمل على رعاية مصالح المؤسسات والمساهمين فيها، مستلهمين توجيهات المسؤولين في حكومتنا الرشيدة، مواكبين للتطورات التقنية الحديثة في كل مجالات الخدمات وأساليب إدارتها مع المحافظة على أصالة وعراقة المهن ومراعاة خصوصية كل مؤسسة.
ميثاق الشرف المهني
إن مهام الهيئة هي الإسهام في تطوير مهن أرباب الطوافة وترسيخ الأسس التي تحكم ممارسة المهنة، وإصدار وتوثيق المعلومات الأساسية عن المنتمين للمهنة مع الالتزام بمبدأ الخدمة الجماعية بين مؤسسات أرباب الطوائف فيما بينهما، وكذلك مع الشركات والمؤسسات والجهات الأخرى ذات الصلة بأعمالها من خلال التعاون والتنسيق وبناء جسور التعاون والعمل من أجل أن تكون الهيئة منصة لتوثيق وأرشفة وتبادل المعلومات الخاصة بنشاط الحج والحجاج ومنسوبي أرباب الطوائف وإصدار النشرات الإعلامية والتوعوية كما تقوم الهيئة بدور كبير في الإسهام في تطوير الأنظمة واللوائح المنظمة لأنشطة وأعمال مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف وتقديم التوصيات بشأن تنمية الموارد المالية.
توثيق تاريخ الطوافة والمطوفين
كان للهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف المشاركة الفاعلة في رعاية وتمويل الندوة التي دشَّن خلالها مدير جامعة أم القرى رئيس الهيئة الاستشارية لكرسي الملك سلمان بن عبدالعزيز لدراسات تاريخ مكة المكرمة، في المدينة الجامعية في العابدية، المجموعة الثالثة من إصدارات الكرسي البحثي، المتضمن كتبا شملت (41) بحثاً أعدها (50) باحثاً منها أبحاث عن تاريخ الطوافة والمطوفين.
ومن أبرز الكتب المنشورة: كتاب (الطوافة والمطوفون) وقد احتوى على بحوث ندوة الطوافة والمطوفين التي عقدها كرسي الملك سلمان بن عبدالعزيز في جامعة أم القرى بالشراكة مع إمارة مكة المكرمة ووزارة الحج وبدعم ورعاية من الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف خلال الفترة 22-23 / 2/ 1435هـ وعددها (35) بحثاً منشوراً في ثلاثة مجلدات لـ 36 باحثا وباحثة.
ويعد هذا الكتاب الأول في بابه حيث دوّن تاريخ الطوافة عبر العصور منذ نشأتها حتى عهدنا السعودي الزاهر وفق التوثيق البحثي المنهجي الأكاديمي.
توعية الحجاج
إن الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف تنهض بدور بنَّاء في مجال التوعية ومن هذه الجهود قيامها بالتعاقد بصورة مركزية ونيابة عن مؤسسات الطوافة الأهلية بطباعة البوسترات والفلايرات والبروشورات الخاصة بالتوعية وبشكل موحد لنشر التوعية الخاصة بتفويج الحجاج لمنشأة الجمرات والبقاء بمشعر منى ليوم الثالث عشر من ذي الحجة خلال موسم حج 1437هـ حيث طبعت عدد 411.000 نسخة فلاير مقاس A4 (ألوان وجهين) وعدد 22.900 نسخة بوستر مقاس 100سم×70سم 4 ألوان استهدفت ثلاث عشرة لغة من لغات الحجاج التابعين لمؤسسات الطوافة باللغات التالية: العربية، الانجليزية، الفرنسية، الفارسية، الأوردو، الملايو، التركية، الروسية، البنغالية، التايلندية، الصينية، الفلبينية، الهوسا.
الوسائل التمكينية للهيئة:
تتخذ الهيئة في سبيل تحقيق أهدافها جميع الوسائل المتاحة لها بما لا يتنافى مع الأنظمة واللوائح السائدة، ويجوز للهيئة استخدام الوسائل التالية:
اقتراح إنشاء وإدارة المشروعات والبرامج التي تساعد الهيئة على تنمية مواردها وتحقيق أهدافها وكذلك المشروعات والبرامج المشتركة بين أرباب الطوائف.
عقد وإدارة الدورات التدريبية وورش العمل العارضة والمنظمة لتطوير أداء مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف وإقامة الندوات التطويرية والملتقيات والمشاركة في المعارض ذات العلاقة بالحج بعد موافقة وزارة الحج والعمرة على ذلك.
تحليل ودراسة التقارير التي ترد إليها من مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف والجهات المهنية بشؤون الحج وتقييمها ورفع التوصيات بشأنها.
دراسة كل ما يتعلق بالإجراءات التنسيقية بين مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف وكل ما له علاقة بتنفيذ الخطة التشغيلية التي يعتمدها الوزير فيما يخص المؤسسات.
اقتراح وإعداد اللوائح المنظمة لأعمال الحج والتعليمات واللوائح الأخرى المرتبطة بأنشطة مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف في مجال خدمة الحجاج بعد التنسيق مع الوزارة.
إعداد البحوث والدراسات الميدانية اللازمة لتطوير الخدمات التي تقدمها مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف للحجاج للاستفادة من منسوبي تلك المؤسسات والمكاتب ذوي المؤهلات والخبرة للنهوض بمستوى الخدمات ولها أن تستعين بمن تراه مناسبا من المكاتب الاستشارية والإدارية المتخصصة.
إعداد نماذج موحدة للعقود التي يتم إبرامها بين مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف ومكاتب شؤون الحجاج أو الغير من المتعاملين معها من الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين بعد التنسيق مع الوزارة.
اقتراح إنتاج وتطوير الوسائل التي تضمن تنسيق أعمال مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف وتحقيق تكامل أعمالها لما يضمن تقوية عوامل المنافسة الحميدة التي ترفع من جودة الخدمة أو الخدمات التي تقدمها كل مؤسسة ومكتب.
إعداد وتطوير أدوات فض النزاعات التي قد تقع بين منسوبي كل طائفة أو مؤسسة أو بين المؤسسات المنضوية تحت مظلة الهيئة بعد التنسيق مع الوزارة.
استثمار موارد الهيئة وأصولها في مشروعات استثمارية تضمن نماءها وزيادتها بما يعود نفعه عليها وتحقيق موارد مالية لتغطية مصروفات والتزامات الهيئة.
إنشاء مركز معلومات لتوثيق المعلومات والبيانات الخاصة بمؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف وأعمال الحج والبيانات الخاصة بمنسوبي كل طائفة ووضعها في برنامج حاسوبي يوفر المعلومة لطالبها ويسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
