حفل التخرج أو حفل الخريجين هو التتويج المنتظر لمشوار الطالب الشاق في الجامعة، ولذا يعد من أهم المناسبات في التقويم الجامعي.. ولكي نجعل من هذه المناسبة ذكرى لا تنسى للطلبة الخريجين وضيوفهم، أصبح من أولويات الجامعات تقديم حفل مميز يشرف عليه خبراء في مجال تنظيم الاحتفالات والمعارض بعيداً عن الاجتهادات الشخصية المتبعة من العمادات المساندة التي عادة ما تلجأ في نهاية المطاف لبعض شركات التنظيم سواءً عن طريق الاستشارات أو التكفل بالحفل بشكل كامل مقابل مبالغ ضخمة ترهق كاهل ميزانية الجامعة.
والمقترح التالي تستطيع من خلاله الجامعات تخفيض بعض النفقات المتعلقة ببند الحفلات والضيافة في ميزانيتها عن طريق تخصيص حفل الخريجين لديها وتحويل عقد الإدارة والتشغيل لهذا العنصر إلى شركات تنظيم معارض واحتفالات سواءً محلية أو دولية مقابل عوائد مادية.. ويحتاج حفل الخريجين في العادة إلى ثلاث خطوات هي:
الأولى: تجهيزات ما قبل الحفل وتتضمن التالي:
1- تحديد موقع مناسب لإقامة الحفل، حيث يمكن للجامعات الحصول على عوائد مادية من تأجير بعض المواقع لديها للشركات المشغلة لتكون مقرًا لحفل التخرج بعد الاتفاق معهم.
2- توفير كادر بشري يقوم بالآتي:
- التواصل مع الطلبة الخريجين واستقبال طلبات التذاكر للزوار وتسليمها لهم، ومن خلال هذه الخدمة تستطيع الشركة المشغلة الحصول على عوائد مادية من التذاكر الإضافية للزوار، كذلك يمكن لها تخصيص بعض المواقف القريبة من مقر الحفل بمقابل مادي.
- تسليم بشوت/أرواب التخرج للطلبة الخريجين بعد التنسيق معهم لتحديد المقاس المناسب لكل طالب/طالبة، حيث يمكن للشركة المشغلة للحفل الحصول على عوائد مالية من تأجير البشوت/الأرواب أو بيعها بهامش ربح.
- إطلاق وتفعيل حملات تسويقية عن الحفل عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي، حيث يمكن للجامعات الحصول على عوائد مادية عن طريق السماح للشركات المشغلة للحفل الإعلان من خلالها.
3- الاتفاق مع موردين لتقديم بعض الخدمات المقدمة للطلبة الخريجين والزوار والمدرجة في المكون الثاني.
الخطوة الثانية:
تجهيزات يوم الحفل وتتضمن مايلي:
1- كادر بشري (تطوعي) لتنظيم دخول الخريجين والزوار لمواقف السيارات الخاصة بهم.
2- كادر بشري (تطوعي) لتسليم الطلبة الخريجين بشوت/ أرواب التخرج.
3- كادر بشري (تطوعي) لتحديد موقع الخريجين والزوار في قاعة الحفل.
4- كادر بشري (تطوعي) لتنظيم مسيرة أعضاء هيئة التدريس والخريجين.
5- الاتفاق مع شركة تصوير احترافي لتصوير الطلبة الخريجين مع ذويهم وأصدقائهم، حيث يمكن للشركة المشغلة للحفل الحصول على عوائد مادية مقابل هذه الخدمة من خلال السماح لمورد القيام بهذه الخدمة مقابل عائد مادي أو قيام الشركة المشغلة بهذه الخدمة بنفسها، كذلك يمكن للجامعة الاستثمار في هذه الخدمة لطالما توفرت الأدوات اللازمة لتقديمها.
6- الاتفاق مع موردين لبيع بعض المنتجات الترويجية وتقديم بعض الخدمات للطلبة الخريجين والزوار مثل:
- خدمات الضيافة والتموين، حيث يمكن للجامعة أوالشركة المشغلة الحصول على عوائد مادية من خلال تأجير بعض المواقع لموردين يتكفلون بتقديم وجبات خفيفية ومشروبات ساخنة في أماكن متفرقة من موقع الحفل.
- بيع بعض الهدايا التذكارية مثل (الصور التذكارية ومقاطع الفيديو الخاصة بالطلبة الخريجين أثناء سلامهم على راعي/ راعية الحفل، تيشيرتات وبلوزات هوديس تحوي أسماء الدفعة المتخرجة بمواصفات معينة.... إلخ)
الخطوة الثالثة:
* تمويل وإدارة الحفل:
- يفترض المقترح أن يُمول حفل الخريجين بالكامل من قبل الطرف الثاني وهو القطاع الخاص ممثلاً بشركات تنظيم المعارض والاحتفالات المحلية أو الدولية، الذي بدوره سيقوم بتشغيله بالتعاون مع الطرف الأول (الجامعات الحكومية السعودية) والحصول على كامل ايراداته لمدة زمنية محددة (مدة العقد بين الطرفين)؛ مع إمكانية حصول الطرف الأول على جزء من الأرباح في حال تم إدراج ذلك ضمن بنود العقد المبرم بين الطرفين.
يُضفي هذا المقترح آثاراً إيجابية ليس فقط على الجانب الاقتصادي، بل له أيضاً آثار اجتماعية إيجابية كبيرة إذ سيساهم في زيادة رأس المال الاجتماعي والبشري خلال توفير فرص التدريب والتأهيل اللازمة التي تمكن الكادر البشري السعودي من إدارة الفعاليات في المستقبل، الأمر الذي يرتبط مباشرة بالمحور الأول من محاور رؤية المملكة 2030 "مجتمع حيوي".. كذلك يساهم المقترح في توفير معاملة عادلة وحصة تشاركية متساوية للجميع من الاستثمار في منتجات مؤسسات التعليم العالي ومنها حفل الخريجين، وهذا الأثر متربط بالمحور الثاني والثالث من محاور الرؤية "اقتصاد مزدهر" و"وطن طموح".
* وكيل كلية إدارة الأعمال للدراسات العليا والبحث العلمي – جامعة تبوك
صحيفة يومية تصدر عن مؤسسة المدينة للصحافة والنشر
