إعادة الهيكلة الإدارية ودورها في تحسين الأداء

يتميز الفكر الإداري المعاصر بحجم متزايد من الأبحاث والدراسات والنظريات حول أهمية إعادة الهيكلة الإدارية بهدف تحرير الإدارة من الضغوط والقيود التي تحد من حركتها وفعاليتها، والاستجابة للتطور العلمي الحديث في مجال الإدارة، والذي يكمن في تحول الإدارة في المنظمة من إدارة تنفيذية روتينية إلى إدارة تتميز بطابع التفكير والبحث والابتكار، والتنسيق والعمل بروح الفريق الواحد. ولقد اتفقت جميع الأبحاث والدراسات على ضرورة تطوير الإدارة بما يتلاءم وطبيعة أهداف وتطلعات المنظمة، وبالتالي رفع مستوى الأداء، والقضاء على مظاهر الروتين والضعف والبطء في الأداء، وسوء إدارة الموارد المتاحة. ويستند البناء العلمي النظري لإعادة الهيكلة إلى فرضية أساسية مفادها أن الإدارة هي في المقام الأول أداة للتغيير تهدف إلى تحقيق التحول أو الانتقال إلى وضع أفضل من الوضع السائد. وقد أشارت نتائج التجارب والدراسات العلمية التي تمت في ميدان إعادة الهيكلة الإدارية إلى أن هناك أسبابًا موجبة أو دافعة للمضي في تبنّي مشروعات إعادة الهيكلة، ومن أبرزها، عدم وضوح الأسس التي بنيت عليها الأجهزة والتنظيمات الإدارية المختلفة في المنظمة، من حيث التوسع أو الانكماش، والدمج أو الإلغاء، وبالتالي يتوالى إدخال التعديلات على التنظيم في المنظمة على فترات متتالية دون وجود إستراتيجية واضحة تحكم هذه التعديلات المتلاحقة، فتتفاقم المشكلات الإدارية، ويصبح حجم الجهاز الإداري المنظمة بغير تخطيط عام واضح يحدد الأبعاد الرئيسية لما يجب أن تكون عليه المنظمة. وتعد عملية إعادة الهيكلة أمرًا ضروريًّا لا غنى عنه لأية منظمة؛ حيث إن التأخر في إعادة الهيكلة بالشكل الصحيح تنتج عنه آثار ضارة بالجهاز الإداري، والتي تؤدي إن لم تتم معالجتها بالشكل الصحيح، إلى حالة من العجز الإداري، ومن فقدان ذلك الجهاز الإداري في المنظمة لفعاليته. فعملية إعادة الهيكلة الإدارية في مفهومها وأبعادها ليست هدفًا في حد ذاتها ولكنها وسيلة رئيسية تهدف إلى تحقيق الآتي: رفع كفاءة الأداء وإزالة القيود الإدارية التي تعيق العمل وتحد من الإنتاجية، وتعيق حركة التفاعل الطبيعي بين المتغيرات المرتبطة بالإدارة، وذلك من خلال إحداث تغييرات جذرية فاعلة في الأوضاع والأساليب والمفاهيم الإدارية السائدة، وفي كل ما يرتبط بها ويتفاعل معها من عوامل، وتبني الأساليب المتطورة التي تكفل ترشيد اتّخاذ القرارات، وتعظيم الاستفادة من الموارد المتاحة، أخذًا في الاعتبار النفقة والعائد. حسن إدارة وترشيد استخدام الموارد المتاحة، وتعظيم معدلات الكفاءة والفعالية والإنتاجية. تكريس مفاهيم اللامركزية وتدعيم التنظيم والتخطيط على مستوى الوحدات بما يحقق تحويل المنظمة إلى مجموعة من الوحدات الإدارية المنتجة، وذلك عن طريق تفويض الصلاحيات الكافية لكل مستوى إداري بما يتناسب وطبيعة الأنشطة التي يمارسها، وحجم المسؤوليات الملقاة عليه، وكذلك إعادة توزيع السلطات بين وحدات المنظمة المختلفة، وبحيث تتركز سلطة اتخاذ القرارات عند المستوى التنظيمي المناسب. تكريس الموضوعية في التخطيط والمتابعة والتقييم، والالتزام بأسس ومعايير محددة للحكم على الأداء. وهنا يجب التنويه بان عملية إعادة الهيكلة لا تعني فقط تطوير الهياكل التنظيمية، وإلغاء أو دمج إدارات واستحداث أخرى، بل إن العملية تمتد إلى عمق الكيان الإداري بحيث تشمل الآتي: التحديد الدقيق للأهداف والنتائج التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها، وفي هذا السياق يجب التأكيد على أن الأساس «الأهم» في إعادة الهيكلة هو العمل على استقرار أوضاع ومتطلبات البيئة الإدارية من ناحية، واستكشاف إمكاناتها وطاقاتها الذاتية من ناحية أخرى. ويتوقف النجاح حينئذٍ ليس فقط على درجة تحقيقها للأهداف، وإنما أيضًا على حسن اختيار الأهداف ذاتها، وعليه فإن تحديد الأهداف لإعادة الهيكلة يتطلب المواءمة بين ما تحتاج إليه البيئة الإدارية وبين ما هو متاح لها من قدرات.. تنمية السياسات والإستراتيجيات التي ترشد اتّخاذ القرارات وتوجيه الأداء باتّجاه الأهداف المحددة، وفي إطار المعايير العلمية. تحديد رؤية تطويرية واضحة لمجموعة الأنظمة واللوائح والقواعد المؤثرة على أوضاع عمليات المنظمة، وبحيث يكون تجديدها أو تحديثها متوافقًا مع إمكانيات التطبيق، ونابعًا من تفهم عميق للمعوقات الموجبة لتطويرها. تبنّي التنظيمات الإدارية القادرة على ممارسة الوظائف الإدارية، وفي مقدمتها وظائف التخطيط والمتابعة، وتقييم الأداء. ضبط مسار الإجراءات الإدارية والمالية والفنية لعمليات المنظمة، بحيث تكون متناسبة مع معايير الأداء المحددة، ومتوافقة مع الأهداف المقررة. تدعيم قنوات الاتصال وتأمين تدفق المعلومات بين الإدارات المختلفة في المنظمة. عميد كلية التقنية بجدة