حديثاً دُعيت إلى حضور اجتماع عن بُعد، فلبَّيتُ الدعوة لغرض العلم والتعلم عن أحكام وآداب هذا النوع من الاجتماعات لأول مرة في حياتي.. فهناك أحكام وآداب للتعليم وللاجتماعات عن بعد حيث أننا لأول مرة مجبرون -كما قيل في الأثر: مجبر أخاك لا بطل- لأول مرة في هذا البلد الآمن وفي العالم كله أن نتعامل عن بُعد بحكم الجائحة.. لذلك فإن الأمر ليس بهين ويحتاج إلى تخطيط ووضع إجراءات معقدة وغريبة على المتعلم ما بالك على من هو في بداية حياته التعليمية في كل ما يخص التواصل الرقمي عبر شاشة تلفاز.. أهم العوامل والأدوات التي تساعد على التعليم والاجتماعات للعمل عن بعد بنجاح هي: أولاً وجود شبكة الإنترنت قوية وثابتة معتمدة مجانية.. ثانياً عدم الإزعاج والضوضاء في المنزل أو المكان الذي يتواجد فيه المشترك أو الطالب في الاجتماع، ثالثاً جودة التطبيق المعتمد في الاجتماعات الافتراضية حيث إن السوق مليء بما هب ودب من هذه التطبيقات.. رابعاً أخلاقيات الاجتماع عن بعد وآداب الاجتماعات أو التعليم عن بعد.. خامساً التخطيط هو مهمة ومسؤولية رئيس الاجتماع أو من هو مسؤول عن التعليم والتفاعل والتحكم بكل ما يتطلب اجتماع نادر وجديد على الجميع في ظل الأوضاع الراهنة ومع الانتشار المتزايد لمرض الكورونا.
لهذه الأسباب أعلنت العديد من الشركات في العالم عن إرسال موظفيها للتدريب مسبقاً قبل أي اجتماع رسمي للعمل عن بُعد من منازلهم لتجنب أي أخطاء قد تحدث ولضمان استمرارية العمل ونجاح الاجتماع والتعليم.. شملت الاجراءات أيضاً إرسال طلبة المدارس والجامعات للدراسة عن بعد باستخدام منصات الدراسة الإلكترونية حيث تعتبر هذه التجربة هي الأولى للجميع للعمل من مكان الراحة الخاص بهم.. بعد انتشار هذا الإجراء أصبح هناك حاجة لبعض الأمور التي تساعدك لتحضير الاجتماعات المرئية والصوتية لإتمام المهام مع فريق العمل بفعالية وإنتاجية أكبر وإبقاء عمل الشركة أو وزارة التعليم في مسارها الصحيح.. أهم أسرار نجاح إدارة اجتماع عن بعد مع فريق العمل هو التخطيط للاجتماع قبل البدء.. التخطيط دائماً هو أهم عوامل النجاح لإدارة الاجتماع بنجاح والذي يبني الثقة عند أعضاء من يحضر الاجتماع بجدية الاجتماع خاصة عند تحديد الأهداف والمهام التي ستقوم بتوزيعها على الأعضاء أثناء الاجتماع.. تأكد أيضاً قبل البدء في الاجتماع من الأدوات والأمور التقنية التي تحتاجها مثل الكاميرا، السماعات، والإنترنت.. ويتطلب اختيار الأداة المناسبة أن يكون المتحكم في سريان الاجتماع على معرفة كافية باستخدام الأداة للتواصل والاجتماع عن بعد حيث تعتبر الاجتماعات المرئية من أنجح الطرق للحصول على نتائج إيجابية.. والله ولي التوفيق.
صحيفة يومية تصدر عن مؤسسة المدينة للصحافة والنشر
