توزيع المسؤوليات

إذا أردنا النجاح وتحقيق الأهداف في جميع أعمالنا، فإنه يتوجب علينا أن نُمكِّن فريق العمل لدينا من القيام ببعض الأعمال التي تساعدنا في الالتفات للأولويات في الإنجاز، بدلا من الكم الكبير من المسؤوليات التي قد تعيق مسار تقدمنا نحو النتائج التي نبحث عنها، التمكين والتفويض للأعمال سوف يساهم بشكل كبير في خلق فريق عمل ناجح ومتميز، وأيضاً بيئة عمل جاذبة من مختلف النواحي الإدارية.

وهناك العديد من النماذج والمصفوفات التي تستخدم في توزيع المسؤوليات، ومصفوفة توزيع المسؤوليات أو ما يعرف بـ RACI Matrix وأحيانا RACI Chart، هي مصفوفة تستخدم لتوضيح أدوار ومسؤوليات الموظفين في كل مهمة وحدث رئيسي، وكل القرارات التي تحدث خلال المشروعات المختلفة، ويتم تصميم مصفوفة RACI لضمان سير العمل بشكل سلسل وضمان طرق الاتصال مع فريق العمل، التي يمكن أن تساعد مخططات RACI في منع تعقيد الأمور في نهاية المشروعات بعددٍ كبير من التغييرات، لأنه لم تتم الاستشارة طوال فترة المشروع.

ما هي مصفوفة RACI لإدارة المشروعات؟.

هي نوع من مصفوفات RAM لتحديد المسؤوليات في إدارة المشروعات، من الناحية العملية، هو جدول بيانات بسيط يعرض جميع المسؤولين في المشروع ومستوى مشاركتهم في كل مهمة. وكلمة RACI هي مكونة من 4 حروف (R – A – C – I) يمثل كل حرف دورا من أدوار فريق العمل المحدد لهم، وتمثل تلك الحروف الكلمات الآتية: حرف الـ R اختصار لكلمة Responsible وهو الشخص المنفذ، وحرف الـ A اختصار لكلمة Accountable وهو الشخص المسؤول، وحرف الـ C اختصار لكلمة Consulted وهو الشخص المستشار، وحرف الـ I اختصار لكلمة Informed وهو الشخص المُخطر.

والشخص المنفذ Responsible هو الذي يقوم بالعمل لإكمال المهمة، ويمكن أن يكون مجموعة من الأشخاص (فريق عمل). يجب أن يكون لكل مهمة شخص واحد مسؤول على الأقل، عادة ما يكون المنفذين هم فريق عمل المشروع أو المطورين أو غيرهم من المبدعين.

الشخص المسؤول Accountable هو الذي يفوض المنفذين ويراجع العمل في المشروع، وتكون مهمته: التأكد من أن الشخص أو فريق العمل يعرف أهداف المشروع، ويعمل بشكل صحيح، وينتهي من العمل في الوقت المحدد، ويجب أن يكون لكل مهمة شخص واحد فقط مسؤول، وليس أكثر، عادة ما يكون المسؤول في فريق المشروع، وعادة ما يكون في دور قيادي أو إداري، وهو المسؤول عن القرارات والتدابير.

الشخص المستشار Consulted هو الذي يتم استشارته، ويقدم مدخلات وتعليقات حول الأعمال التي تتم إنجازها في المشروع، فيجب على مديري وفريق المشروع؛ استشارة أصحاب المصلحة قبل بدء مهمة الحصول على مدخلات المشروع واحتياجاتهم، وخلال مرحلة العمل والانتهاء منه للحصول على تعليقاته على نتيجة ما تم إنجازه.

الشخص المُخطر Informed هم الأشخاص المطلعين بالتقدم في المشروع، ولكن لا تتم استشارتهم أو إغراقهم بتفاصيل كل مهمة.

يعد إطار عمل مخطط RACI مفيدًا لأي مشروع تقريبًا، وخاصةً إذا كان العمل متداخلًا، ويقوم مدير المشروع عادةً بإنشاء مخطط RACI لتجنب فقدان تلك التفاصيل المهمة، وضمان التواصل الواضح مع كل جهات العمل طوال فترة المشروع.