في أي منظمة، يُنظر عادةً إلى المدير باعتباره صاحب القرار الأول، وصاحب الرؤية الإستراتيجية، لكن خلف الكواليس هناك شخص يضمن انسيابية العمل وتنظيم الوقت والتواصل الفعّال، وهو السكرتير، فوظيفة السكرتير ليست مجرد تدوين مواعيد، أو الرد على الاتصالات، بل هو دور محوري يربط بين مختلف عناصر المنظومة الإدارية، ويساهم بشكل مباشر في رفع كفاءة المنظمة، فالسكرتير هو المسؤول عن دعم الإدارة عبر تنظيم الأعمال المكتبية، جدولة المواعيد، متابعة المراسلات، وتجهيز الملفات والتقارير، لكن التعريف التقليدي لم يعد كافيًا اليوم، إذ تطورت مهام السكرتير لتشمل أدوارًا أكبر، مثل المساعدة في اتخاذ القرارات من خلال إعداد المعلومات اللازمة، الإشراف على الأنظمة الإلكترونية للمكاتب، بل وأحيانًا المساهمة في إدارة فرق صغيرة أو مشاريع محددة.
وأهمية السكرتير تنبع من كونه حلقة الوصل بين المدير والعالم الخارجي، والموظفين، والعملاء، والشركاء، وحتى الجهات الحكومية، فمن دونه، قد يضيع وقت المدير في تفاصيل يومية تعطل التفكير الإستراتيجي. وتختلف مهام السكرتير باختلاف طبيعة المنظمة وحجمها، لكن يمكن تلخيص أبرز المهام، في إدارة الوقت، حيث تنسيق جداول المواعيد والاجتماعات بدقة، وتجنب التعارض بين الارتباطات، واستقبال المكالمات والرسائل، وتصنيفها وفق أهميتها قبل عرضها على المدير، والتحضير للاجتماعات وتجهيز الملفات، وإعداد جدول الأعمال، وتدوين المحاضر، وإعداد المراسلات وصياغة الخطابات الرسمية والإيميلات، ومتابعة الردود والتوثيق، وكذلك حفظ الملفات، سواء ورقية أو إلكترونية، بطريقة منظمة تسهّل الرجوع إليها بسرعة، وأيضاً المساندة الإدارية، مثل إعداد التقارير الدورية، متابعة المهام الموكلة للموظفين، والمشاركة في الأنشطة اللوجستية.
وظيفة السكرتير ليست وظيفة ميكانيكية، بل تحتاج لمزيج من المهارات، مثل مهارات تنظيمية عالية، القدرة على ترتيب الأولويات والتعامل مع ضغط العمل، وإتقان التكنولوجيا، ومهارات اتصال قوية، والسرية والانضباط، والمرونة والقدرة على التكيف.
فوجود سكرتير كفء ينعكس على، رفع كفاءة الإدارة، فالمدير يركّز على القرارات الكبيرة بينما السكرتير يتولى التفاصيل، ودوره في تحسين صورة المؤسسة، من خلال المراسلات الرسمية المنظمة؛ والاستقبال الاحترافي للضيوف، وتسريع الإنجاز، وخفض التكاليف عبر تنظيم الموارد وتقليل الأخطاء الإدارية.
أما عن مستقبل مهنة السكرتير، فمع التحول الرقمي، أصبح السكرتير مطالبًا بفهم أنظمة العمل عن بُعد، إدارة منصات الاجتماعات الإلكترونية، واستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي، وهذا يفتح أمامه فرصًا أوسع لتطوير دوره من مجرد موظف دعم إلى شريك إداري حقيقي، فالسكرتير ليس مجرد موظف مكتبي تقليدي، بل هو شريك في النجاح، يساهم في إدارة الوقت والموارد، ويضمن انسيابية العمل داخل المنظمة، وكل مدير ناجح يقف خلفه سكرتير كفء يمسك بخيوط التفاصيل اليومية، ويحوّل الفوضى المحتملة إلى نظام فعّال.
(السكرتير هو العمود الخفي الذي تستند عليه الإدارة الحديثة لتبقى قوية ومنظمة).
صحيفة يومية تصدر عن مؤسسة المدينة للصحافة والنشر
